La première version de la GED (Gestion Electronique des Documents) sur son logiciel de Comptabilité est disponible depuis le 14 décembre 2020 sur MANAO Compta.
La GED de MANAO Compta permet de lier les pièces comptables numérisées aux écritures en seulement quelques clics. L’utilisateur peut à partir de ces pièces scannées ajouter ou modifier des écritures. Des répertoires personnalisables permettent d’organiser l’emplacement des fichiers à rattacher aux écritures.
Tous types de documents peuvent être déposés sur la GED. Lors des ajouts, le comptable sera averti par un compteur pour le notifier des documents à traiter. Il déterminera les tâches à effectuer par la suite : rattachement à une écriture existante, création d’une écriture, …
La GED permet la gestion complète des pièces : un gain de temps considérable pour le comptable. Elle lui permet également de réduire les risques d'erreur.
Toutes les pièces scannées sont disponibles dans un point d’entrée commun. Le comptable organise l’agencement de ses dossiers. Ce point d’entrée est totalement personnalisable. Il s’adapte aux méthodes et organisation de l’entreprise.
Grâce à ce système de classement, le comptable à une vision de toutes les pièces numérisées. Le compteur numérique intégré à la GED lui indique le nombre de pièces à saisir ou à attacher à une écriture. La pièce à traiter est disponible et s’affiche instantanément (sans téléchargement) sur l’interface du logiciel. Il gagne un temps considérable lors du traitement des pièces comptables.
La GED permet alors d’ajouter, de modifier, de supprimer un ou plusieurs documents comptables.
Avec la GED, les pièces comptables sont attachées aux écritures en UN SEUL CLIC. Durant le traitement du fichier, le comptable voit sur son interface la pièce relative à l’écriture. Il peut faire ses saisies d’écritures à la volée tout en consultant son document.
Capture d'écran d'une pièce à attacher à une écriture
UN SEUL CLIC suffit aussi pour attacher une pièce comptable à une écriture déjà existante.
En utilisant la GED, l’utilisateur réduit par 3 son temps de contrôle des écritures comptables. Par exemple, lors d’un rapprochement bancaire, il peut voir simultanément son extrait de compte (pièce comptable) et les écritures correspondantes.
Lorsqu’un document (une pièce) est rattaché à une écriture, elle est consultable dans toutes les interfaces de consultation des écritures.
L’entreprise peut également stocker tous types de documents (contrats, factures, bilans, compte de résultat, données RH,...) sur la GED. Ce système facilite la gestion de l’entreprise. Il permet de classer les documents confidentiels grâce à un système de sécurité élevé. L’entreprise constitue à terme une base de documents disponibles partout et à tout moment.
La GED est disponible partout, à tout moment
Le processus de gestion de l’entreprise est optimisé. Les informations à usage quotidien sont centralisées.
- obtention rapide des documents
- classement
- stockage des données
- diffusion d’informations
L’intégration de la GED à MANAO COMPTA représente un gain de temps et de productivité.
1- Par une réduction du risque d’erreur, l’utilisateur a sur la même interface, l’écriture et la pièce justificative correspondante réduisant ainsi le temps alloué à la vérification des écritures.
2- Par une optimisation de la communication, non seulement, la GED permet d’optimiser la communication interne en ayant accès à toutes les informations partout et à tout moment. Mais elle permet également de faciliter la communication externe avec les parties prenantes.
3- Par un classement numérique des pièces comptables, la GED est une grande avancée vers le zéro papier, un enjeu important de toute entreprise aujourd'hui.
4- Par une sécurisation de vos informations, vous mettez un terme au risque de perte ou de détérioration des documents. Tout reste en ligne et accessible. Aucun document n’est perdu.
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